Vad är det som kan påverka mitt eller vårt förändringsarbete? Inom systemteorin säger man att ”allt påverkar allt”. Människor, årstid, lokal och pengar m.m. m.m.. Det som betonas i systemteorin är helhetens betydelse, liksom interaktionen och en definition av ett system är ”varje arrangemang eller kombination av delar eller element till en helhet”. Ett system kan vara en cell, en människa, ett företag, ett samhälle. Som förändringsledare definierar vi själva vårt system – det vi väljer att innefatta respektive att avgränsa oss ifrån d.v.s. omfattningen.
Vi kan alltså fritt definiera vårt förändringsarbetes omfattning, och valen vi gör då kan vara rätt eller fel. Det vi kan trösta oss med är att det är en ögonblicksbild. Vi har alltid möjlighet till andra val.
Oavsett om förändringen handlar om att själv komma igång att träna eller vara ansvarig för att införa ett nytt arbetssätt har man nytta av att göra en systemanalys. Däremot skiljer sig komplexitet och åtgärder förstås åt.
Börja med att rita upp bilden du ser ovan. I mitten sätter du dig själv och eventuellt andra förändringsledare.
Steg 1 Förändringens omfattning
Här identifieras faktorer som har stor påverkan på förändringsarbetet. Faktorer som är centralt och av stor vikt för hur det kommer att gå. Det är sedan faktorer som kommer att ingå i projektplanen för förändringsarbetet. Handlar det om att komma igång och träna vara: om chefen godkänner en förlängd lunch, ska du träna på morgonen kan årstiden påverka, är barnen små om partnern ställer upp, den valda träningsformen kan påverka din motivation osv. Förstås blir faktorerna fler om det handlar om ett nytt arbetssätt. Då kan det handla om: pengar till utbildning, behov av nya lokaler, medarbetarnas inställning, facket kan ha synpunkter och kommer kunden påverkas.
Steg 2 Vad ligger i kontexten?
Här listas faktorer som förvisso påverkar men av en eller annan anledning beslutas att det ligger utanför förändringens omfattning. När det gäller träningen kan det vara kläder och utrustning anpassade för träningsformen men som inte är nödvändiga. Handlar det om ett nytt arbetssätt kan HR finnas i kontexten, de behöver inte involveras nu men om arbetstider kommer förändras och nya avtal behöver skrivas. Det kan vara andra projekt som pågår i organisationen som kan komma påverka budget eller tidsplan för detta förändringsprojekt.
Det vi väljer att lägga i kontexten är således sådant som påverkar förändringsarbetet men som vi lämnar utanför förändringsarbetets omfattning. Det innebär att vi håller ett vakande öga på om det bör lyftas in i omfattningen men vi tar inte med det i vår planering och arbetar aktivt med det.
I omvärlden ligger allting annat; årtal, förra årets resultat, utvecklingen i andra länder, nya uppfinningar, andra branscher, partnerns träningsvanor. Ja det är precis allting annat. Sådant som inte påverkar, just nu. Ett företag i en annan bransch börjar med liknande verksamhet och behöver lyftas in i kontexten för att bevakas.
Omvärlden finns således omkring oss men påverkar inte förändringsarbetet. Just nu i alla fall. Men det som idag hör till omvärlden kan i morgon ligga i kontexten, och kan till slut vara en del i vårt förändringsarbete.
Det system som nu definierats beskriver hur det ser ut just nu! Det som inte påverkar nu kan påverka imorgon. En systemanalys är bra att göra med jämna mellanrum för att se hur förändringens förutsättningar ändrats.
Steg 3 Persongalleri
Eftersom varje förändring är beroende av de personer som innefattas och kommer ha påverkan på hur förändringen kommer lyckas är det bra att göra ett persongalleri. På så sätt får vi mer kunskap om vad vi kommer att möta i förändringsarbetet. Här ligger nämligen en nyckel till framgångsrika förändringsarbeten – att se människan! Människan är inte en bricka i spelet utan individer med erfarenheter, värderingar, drivkrafter, personliga mönster, rädslor – ryggsäckar. Att som förändringsledare bidra till att var och en får syn på och förstår sin ryggsäck; vad som är ”packat” och vad det finns för behov att ”packa om” är en framgångsfaktor. Detta gäller givetvis oss själva också, inte minst när vi ska komma igång att träna.
Steg 4 Med- och motkrafter
När en systemanalys är gjord och persongalleriet är identifierat är nästa steg att bedöma om det är en med- eller motkraft. Även här gäller förhållningssättet just nu – bedömer jag det just nu som en med- eller motkraft oavsett om det handlar om en person eller ekonomi.
Medkrafter är allt det som gynnar förändringsarbetet och kommer att göra det möjligt att lyckas. Här finns draghjälp (medvind). Identifiera, lyft fram och stärk.
Motkrafter är allt det som motverkar förändringsarbetet och riskerar att hindra det från att lyckas. Här är farorna (motvinden). Identifiera, möt och hantera.
Steg 5 Uppdatera projektplanen
Med all den information och kunskap som framkommer vid en systemanalys kan en mer traditionell projektplan kompletteras med värdefulla aktiviteter och åtgärder för att skapa goda förutsättningar för ett lyckat förändringsarbete. Oavsett om det gäller träning eller nytt arbetssätt.
