Chat with us, powered by LiveChat

Skapa din optimala arbetsvecka – steg för steg

Skapa din optimala arbetsvecka – steg för steg

Här guidas du till hur du kan lägga upp din optimala arbetsvecka. En vecka där du får jobbet gjort och har energi under hela arbetsdagen, men inte heller lämna arbetet som en urvriden trasa utan ork för fritid och familj.

Så förbereder du dig

1. Kategorisera dina arbetsuppgifter

Sortera dina arbetsuppgifter och hitta namn till varje kategori. Exempelvis:

  • Kvalificerat arbete – problemlösning, dokumentation, analys etc. Möten med andra av kreativ karaktär. Eller uppgifter/situationer där du är utanför din komfortzon eller lär dig något nytt.
  • Rutinuppgifter – sådant du gör utan större ansträngning.
  • Planering – på vecko- och daglig basis.
  • Administration – t.ex. ringa telefonsamtal, läsa och svara på mail.
  • Återkommande möten – dessa är bra att ifrågasätta regelbundet; behöver du vara med, är syftet tydligt och leder det arbetet framåt?

Fundera också på vilka av arbetsuppgifterna eller kategorierna som primärt använder system 1 (vårt automatiska och vanemässiga system) och vilka som kräver att du använder system 2 (vårt energikrävande mer exekutiva system). Alla uppgifter som kräver beslutsfattande, problemlösning, kreativitet eller komplext tänkande är ”system 2”-sysslor. 

2. Gör en grovplanering över en arbetsvecka. 

Kanske är dina veckor är likartade, där vissa moment återkommer. Här kan du börja lägga grunden den för din planering.

  • Anpassa planeringen efter hjärnans kapacitet. Hjärnan är i bäst form för avancerade ”system 2”-uppgifter på förmiddagen, så planera gärna in dem där så långt det går. Ett annat bra tips är att avsätta sammanhängande tid för dessa mer krävande uppgifter, så att du får tid att fokusera ostört.
  • Ett bra tips för arbetsgruppen är att komma överens om mötesfria halv- eller heldagar. Du kan också prova också att planera veckan utifrån “temadagar”, istället för att göra lite av allt varje dag.

3. Boka in pauser för rörelse, näring och hjärnvila.

För att ha både arbetskapaciteten och måendet med sig under dagen är rörelse, näring och hjärnvila a och o.

  • Hjärnvila kan vara att sitta och titta ut genom fönstret eller gå eller cykla utan varken sällskap eller lurar i öronen.
  • Ät en stadig och näringsrik frukost och lunch. Gärna mellanmål, speciellt om du tränar eller är extra aktiv.
    Tips på mellanmål
    Exempel på bra näringsrika mellanmål – lätta att ha med sig i väskan om de preppas i förväg:

    • Frukt & nötter
    • Keso eller naturell yoghurt med frukt & nötter/frön
    • Kokt ägg
    • Grönsaker med hummosdipp tex. morötter, paprika, selleri, blomkål
    • Fullkornsbröd/knäckebröd med tex. ägg, avokado, hummos eller nötsmör
    • Smoothie på grönsaker, bär/frukt, proteinpulver & växtdryck/naturell yoghurt (rena fruktsmoothies är dock ingen hit – alldeles för söta)
  • Ställ dig gärna upp en gång varje halvtimme. Det kan räcka att gå att hämta ett glas vatten eller sträcka på dig. Vill du göra rörelse till musik är ett bra tips att en låt brukar vara runt 3 minuter. En perfekt rörelsepaus i jobbdagen alltså.

Rörelsepaus – 3 minuter


4. Skapa goda förutsättningar

Bra förutsättningar för arbetsfokus är en mycket viktig nyckel.

  • Klargör vilka informationskanaler du och dina kollegor använder och vilka förväntningar ni har på tillgänglighet. Det ska vara tydligt vilken information som kommer på vilket sätt, så att du inte behöver ha koll på alla informationskanaler hela tiden. Vilka kanaler gäller för vilken information? Hur uppdaterad och tillgänglig behöver du vara? 
  • Reducera störmoment. Stäng ner mailprogram och andra appar som skickar notiser. Lägg bort telefonen. Kom överens om “stör ej” regler med kollegor.
  • Lär dig komma igång snabbt efter avbrott. Det kan såklart hända att man måste ta tag i något akut. Innan du skiftar fokus skriv då ner vad som är nästa sak att göra, vilka svårigheter som är kvar samt om du måste skjuta upp något till senare.
  • Ta höjd för oförutsedda saker. Avsätt viss tid varje vecka för saker som du på förhand inte vet om att de kommer att dyka upp. De flesta av oss har sådana uppgifter.

Inför dina nya arbetsrutiner

Varje vecka

Börja varje vecka med att tydliggöra VAD du vill göra/åstadkomma under veckan. Förmodligen behöver du prioritera. Du kommer troligen inte hinna med allt du vill. Du behöver – välja och välja bort, där det senare är det svåra.

Ett tips vid prioritering är att använda en ABC-klassificering.

  • A = viktigt/ måste göras eller vill jag absolut göra
  • B = ganska viktigt/ bör göras eller kul om det blir av
  • C = inte så viktigt/ bra om det blev gjort eller om jag får tid

Har du många A:n? Numrera dem i den ordning du ska göra dem. A1, A2, A3 och så vidare. 

Bokar därefter in NÄR det ska göras under veckan. Förfina alltså din grovplanering. 

Varje dag

Börja varje dag med att detaljplanera dagen.

  • Sätt upp mål för dagen. Vad måste göras? Vad vill du göra? Vad är viktigast? Så länge det viktigaste blir gjort ska du vara nöjd vid dagens slut.
  • Dela därefter upp det du ska göra i avgränsade uppgifter. Vet du med dig att du har svårt att koncentrera dig eller komma vidare med en uppgift skriv gärna tydliga steg-för-steg-instruktioner när din hjärna fortfarande är pigg. 
  • Bedöm hur lång tid de olika uppgifterna tar att göra för att göra din planering realistisk.
  • Bestäm i vilken ordning du ska göra uppgifterna. Börja med de svåra, mer krävande uppgifterna när energinivån är som bäst. 
  • Skriv ner uppgifterna och bocka av allt eftersom du blir klar. Överstrykandets effekt har stöd i vetenskapen, när vi tydligt ser att vi har utfört något belönas hjärnan med en dopamindusch. Vi känner tillfredsställelse och vill uppleva den känslan igen.

Tips! Få saker gjort med pomodorometoden 
Namnet kommer av den tomatformade äggklockan som dess upphovsman använde.
Metoden fungerar så här:

  • sätt en timer på 25 minuter och jobba fokuserat till den ringer
  • ta fem minuters paus
  • repetera
  • efter fyra pomodoroperioder tar du en längre paus

Pauserna använder du till:

  • hjärnvila
  • fysisk rörelse
  • fylla på med näring

Tips vid implementering

Dokumentera din vecko- och dagplan och följ upp den vid dagens respektive veckans slut. Justera din grovplanering.

Ett tips är att faktiskt tracka vad du gör. Vi kan rekommendera Toggl Track som du kan använda kostnadsfritt under en period.
Då kan du dokumentera vilken tid du uppskattat för resp uppgift och du kan se hur din vecka faktiskt finns.

Lycka till!

Share the Post: